So versendet man elektronische Gebührenrechnungen an Rechtsschutzversicherungen richtig (Beispiel WebAkte / RA-MICRO)

Dominik BachVerfasser des Beitrages:
gelesen: 9849 , heute: 3 , zuletzt: 26. September 2016

Wenn man eine Gebührenrechnung an die Rechtsschutzversicherung sendet, möchte man, dass diese zügig beglichen wird. Dabei spielt der richtige Übertragungsweg eine wichtige Rolle. Per Brief, Fax und sogar per Mail sind die Gebührenrechnungen oft längere Zeit in den großen Versicherungshäusern unterwegs. Die Zahlung läßt auf sich warten.

Zügige Zahlung erreicht man dadurch, daß man die Rechnung vollelektronisch – also in maschinenlesbarer Art – an den Versicherer sendet. Das geht einfacher und schneller als viele glauben.
Und das Beste ist: Man spart sogar selbst noch Zeit beim Versand.

Wenn Sie Nutzer einer WebAkte sind und das Anwaltsprogramm RA-MICRO im Einsatz haben, finden Sie hier eine kurze Anleitung zur Optimierung Ihres Rechnungswesens:

Autor: Rechtsanwalt Klusemann

So einfach versenden Sie eine Gebührenrechnung per ra e vs an die Versicherung:

  1. Erstellen Sie wie gewohnt die Gebührenrechnung bzw. Vorschussrechnung im ra-micro Gebührenprogramm
    • Rechnungsempfänger ist der Mandant (nicht die Versicherung)
    • Wählen Sie die Option “Rechnungsausgleich durch RSV”
  2. Klicken Sie im Gebührenprogramm nach dem Buchen der Rechnung auf den “E-Brief” Button
    • Daraufhin öffnet sich ein E-Brief mit der Rechnung als Dateianhang im PDF Format
    • Es ist automatisch ein passender Textbaustein in den E-Brief eingefügt
    • Als Adressat im E-Brief ist bereits die Versicherung ausgewählt
    • Die Versicherungsschein-Nr. wird automatisch aus der Betreffzeile 1 der zur Akte und dort zum Mandanten (als Unterbeteiligte) gespeicherten RSV ausgelesen
    • Die Schaden-Nr. wird automatisch aus der Betreffzeile 2 der zur Akte und dort zum Mandanten (als Unterbeteiligte) gespeicherten Rechtsschutzversicherung ausgelesen
    • Bei Sendungen an den ADAC über das AmaDe-Verfahren: Wählen Sie den “Verfahrensstand” aus
  3. Klicken Sie im E-Brief auf “Senden”
    • Daraufhin wird der E-Brief in den Postausgang des A-Postfachs gespeichert
    • Im A-Postfach erfolgt der Versand je nach Einstellung entweder automatisch oder mit Klick auf “Senden”

Die Versicherung erhält daraufhin die Rechnung als PDF-Dokument sowie automatisch die Rechnungsinhaltsdaten in maschinenlesbarer Form.

Wichtig: Wenn Sie im Gebührenprogramm die Gebührenrechnung erst als Briefdatei nach MS Word oder in die KTV übergeben und erst von dort per E-Brief versenden, erhält die Versicherung nur das Rechnungsdokument und nicht zusätzlich die Rechnungsinhaltsdaten in maschinenlesbarer Form. Auch wenn Sie eine Gebührenrechnung aus der E-Akte / aus dem DMS per E-Brief versenden, erhält die Versicherung ebenfalls nur das Rechnungsdokument und nicht zusätzlich die Rechnungsinhaltsdaten in maschinenlesbarer Form.

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